Archivace účetních dokladů: Co a jakou dobu archivovat?

Správná archivace účetních dokladů je velmi důležitá pro každou společnost, a to bez ohledu na její činnost či velikost. Musí splňovat legislativní požadavky a hraje rozhodující roli při sledování finanční historie a zajišťuje transparentnost pro auditory a daňové orgány. V tomto článku se zaměříme na klíčové aspekty archivace účetních dokladů, včetně toho, jak dlouho je třeba je uchovávat a jak to provádět efektivně a bezpečně.

Povinnost archivace účetních dokladů

Archivovat daňové doklady jsou povinni zaměstnavatelé, osoby povinné k dani, podnikatelé a účetní jednotky. Forma archivace účetních dokladů může být tištěná, elektronická, nebo smíšená. Pozor však na elektronickou archivaci dokumentů, ta dle zákona o dani z přidané hodnoty č. 235/2004 Sb. musí dodržet věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Dokumenty tak musí obsahovat elektronický podpis a časové razítko.

Délka archivace účetních dokladů se různě liší podle typu dokumentu. Lhůta pro archivaci začíná běžet na začátku roku následujícího po roce, ve kterém byly dokumenty vyhotoveny. Některé účetní doklady vyžadují delší dobu archivace z důvodu jejich povahy a významu pro společnost.

Které účetní doklady se archivují nejdéle? Některé účetní doklady mají delší dobu archivace než ostatní, a to z důvodu jejich povahy a významu pro finanční historii společnosti. Patří mezi ně účetní uzávěrky (10 let), výroční zprávy (10 let), daňové doklady pro DPH (10 let), komisionářské či implementační smlouvy (10 let), smlouvy o služebnostech a věcných břemenech, smlouvy delimitační a depozitní (10 let), manažerské smlouvy (20 let) a mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění (30 let).

Nedodržení archivační lhůty a předčasná likvidace dokumentů je přestupkem, za který hrozí od finančního úřadu pokuta až do výše 3% z aktivních příjmů firmy. Pokud jsou dokumenty zničeny bez souhlasu státního archivu nebo před uplynutím povinné archivační doby, hrozí firmě pokuta ve výši až 250 000 Kč.

Doba archivace účetních dokladů

Podnikatelé

Podnikatelé vedou pouze daňovou evidenci. Pro účely zákona o daních z příjmů jsou povinni archivovat veškeré doklady vedené v daňové evidenci po celou dobu, po kterou jim může být doměřena daň z příjmů. Správce daně může vyměřit či doměřit daň po tři roky ode dne, v němž uplynula lhůta pro podání řádného daňového přiznání, nebo v němž se stala daň splatnou.

Zaměstnavatelé

V případě zaměstnavatele, na nějž se vztahuje též zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení, je podle § 35a nutno mzdové listy uchovávat po dobu třiceti let.

Zaměstnavatelé jsou povinni uchovávat také:

• Stejnopisy evidenčních listů po dobu 3 kalendářních roků
• Záznamy o skutečnostech vedených v evidenci po dobu 6 kalendářních roků
• Záznamy o skutečnostech vedených v evidenci, pokud jde o poživatele starobního nebo invalidního důchodu, po dobu 10 kalendářních roků
• Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních roků

Osoby povinné k dani

Lhůta pro uchování dokladů souvisejících s DPH je 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém bylo plnění uskutečněno.

Účetní jednotky

Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví. Konkrétně:

• Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let
• Účetní záznamy, kterými účetní jednotky dokládají vedení účetnictví, po dobu 5 let
• Účetní závěrku a výroční zprávu po dobu 10 let

Bezpečná archivace účetních dokladů

Bezpečná archivace účetních dokumentů je klíčovým prvkem správy informací a dodržování předpisů týkajících se účetnictví a ochrany citlivých dat. Je důležité také myslet na to, aby bylo v případě potřeby možné potřebné dokumenty rychle a snadno dohledat.

1. Digitální archivace: Digitalizace dokumentů umožňuje snadný a rychlý přístup, efektivní správu a snazší dodržování bezpečnostních postupů. K dokumentům navíc můžete přistupovat odkudkoli a je možné je snadno zálohovat.
2. Bezpečné cloudové úložiště: Ukládání digitálních kopií do bezpečného cloudového úložiště poskytuje spolehlivý zálohovací mechanismus a umožňuje rychlý přístup z různých míst.
3. Šifrování dat: Při ukládání digitálních dokumentů zvažte také použití šifrování dat. Šifrování chrání obsah dokumentů před neoprávněným přístupem a zajišťuje tak bezpečnou archivaci.
4. Pravidelné zálohy: Je také doporučeno digitální dokumenty pravidelně zálohovat tak, aby bylo minimalizováno riziko ztráty dat v případě technických problémů, havárie nebo jiných nečekaných událostí.
5. Ochrana před malware a viry: Důležitý je také aktualizovaný antivirový software k prevenci před malware a viry. Bezpečné digitální úložiště by mělo být chráněno před kybernetickými hrozbami.
6. Správa přístupu: Omezení přístupu k digitálním archivům pouze pro oprávněné osoby je důležité pro zachování bezpečnosti informací. Každý uživatel by měl mít přiřazena přístupová práva na základě svých skutečných pracovních potřeb.
7. Fyzická bezpečnost: Pokud uchováváte tištěné kopie účetních dokumentů, zajistěte fyzickou bezpečnost archivu. Umístěte je do uzamykatelných skříní nebo místností a omezte přístup pouze oprávněným osobám.
8. Monitorování a auditování: Pravidelně monitorujte a auditujte přístup k účetním dokumentům. To pomáhá identifikovat neoprávněný přístup nebo podezřelé aktivity.
9. Dodržování předpisů: Zajistěte, aby vaše archivační postupy a technologie byly v souladu s předpisy v oblasti ochrany osobních údajů a účetnictví.
10. Dlouhodobá archivace: V případě, že je vyžadována dlouhodobá archivace (např. po dobu 10 let a více), pečlivě sledujte stav digitálních médií a přistupujte k nim s ohledem na technologický vývoj.

Zvolení správných technologických nástrojů, dodržování bezpečnostních postupů a pravidelná aktualizace procesů jsou nezbytné pro bezpečnou a efektivní archivaci účetních dokumentů.

Likvidace dokumentů

Bezpečná likvidace dokumentů je dalším velmi důležitým krokem v procesu archivace dokumentů a ochrany citlivých dat. Při likvidaci dokumentů je třeba zajistit, aby byla provedena bezpečně a v souladu s předpisy o ochraně osobních údajů.

Nejlepším a nejběžnějším způsobem likvidace dokumentů je jejich skartování. Spalování dokumentů je další bezpečnou metodou, pokud je prováděno v souladu s předpisy o ochraně životního prostředí. Pro elektronické dokumenty, jako jsou pevné disky nebo USB disky, lze použít specializovaná elektronická škrabadla, která zajišťují trvalou nevratnou destrukci dat. V některých případech, pokud se jedná o velmi citlivé informace, může být vhodné využít služeb ověřených bezpečnostních společností, které mají specializované zařízení a postupy pro bezpečnou likvidaci dokumentů.