Co to je elektronická fakturace a jak e-faktura vypadá?

Elektronická fakturace, často nazývaná e-fakturace, je moderní způsob vystavování a přijímání faktur prostřednictvím elektronických prostředků namísto papírových faktur. Tento způsob fakturace přináší mnoho výhod jak pro malé podniky, tak pro velké korporace. Jak elektronická fakturace probíhá, co obnáší a jaké jsou povinné náležitosti e-faktury?

Jak funguje elektronická fakturace?

Primárním cílem elektronické fakturace je usnadnit a zefektivnit odesílání, příjem, následné zpracování a archivaci e-faktur v rámci Evropské unie. Elektronická fakturace je moderní způsob předávání daňových dokladů opírající se o platné zákony České republiky, konkrétně o Zákon o elektronickém podpisu 227/2000 Sb., novelizovaný zákonem č. 440/2004 Sb. E-faktury jsou zajištěny elektronickým podpisem nebo elektronickou pečetí a následně přeposílány e-mailem či specializovaným systémem ve formátu PDF, XML nebo v jiném standardizovaném formátu.

E-faktura je elektronickým dokumentem podle ustanovení §2 zákona 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů a nařízení eIDAS. Doručovat ji lze ve strukturovaném nebo nestrukturovaném datovém formátu a může být účetním záznamem, daňovým dokladem, dodacím listem, záručním listem, důkazním prostředkem nebo může sloužit pro jiné účely.

Elektronická fakturace zahrnuje několik kroků:

1. Vytvoření faktury: Elektronická faktura je vytvořena v účetním nebo fakturačním softwaru. Tento software umožňuje generování faktur ve formátech PDF, XML nebo v jiných standardizovaných formátech.
2. Odeslání: Po vytvoření je e-faktura odeslána příjemci prostřednictvím e-mailu nebo speciálního fakturačního systému.
3. Přijetí: Příjemce obdrží e-fakturu a může ji automaticky načíst do svého účetního systému. To zjednodušuje proces zpracování a minimalizuje chyby.
4. Archivace: Elektronické faktury jsou uloženy v digitálním archivu, což umožňuje snadné vyhledávání a zpětné dohledání v případě potřeby.

Výhody elektronické fakturace

Elektronická fakturace výrazně snižuje čas a náklady spojené s tiskem, odesíláním a zpracováním faktur. Díky automatizovaným procesům je možné rychleji vystavovat faktury, sledovat platby a minimalizovat chyby způsobené ručním zadáváním údajů.

Automatizace procesu fakturace snižuje riziko chyb způsobených lidským faktorem. Elektronické faktury jsou tak méně náchylné k chybám, protože údaje jsou automaticky importovány a zpracovávány systémem.

Díky elektronické fakturaci mohou být faktury doručeny okamžitě, což urychluje celý proces schvalování a plateb. To vede ke zlepšení cash flow a finanční situace podniku.

Přechod na e-faktury snižuje spotřebu papíru a dalších kancelářských materiálů. Elektronická fakturace tak přispívá k udržitelnému podnikání a snižuje ekologickou stopu.

E-fakturace je plně v souladu se zákony České republiky a zajišťuje zvýšenou bezpečnost pomocí zajištění dokladů elektronickým podpisem nebo elektronickou pečetí.

Jak vypadá elektronická faktura?

U daňového dokladu, ať už se jedná o jeho papírovou nebo elektronickou podobu, musí být po celou dobu jeho životního cyklu zajištěna věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Obsah elektronických faktur je stejný jako u faktur klasických, musí tedy splňovat běžné náležitosti faktury. Další požadavky se týkají plátců DPH.

Existuje však jeden požadavek, se kterým se u papírových faktur nesetkáme. Tím je souhlas odběratele s tím, že mu bude dodána faktura v elektronické podobě. Tento souhlas je možné získat pomocí smlouvy nebo jej ukotvit v obchodních podmínkách. Platí zde však také tzv. „tichý souhlas“ a tedy za souhlas se považuje i to, že odběratel elektronickou fakturu přijme a zaúčtuje.

Implementace elektronické fakturace

Pro implementaci elektronické fakturace je klíčové vybrat vhodný software, který podporuje tvorbu a správu e-faktur. Na trhu existuje mnoho řešení, která nabízejí různé funkce. Při implementaci je důležité dodržovat platné legislativní požadavky a předpisy týkající se elektronické komunikace a archivace faktur. Zajištění souladu s právními předpisy je klíčové pro legální a efektivní fungování systému.

Auditní stopa

Auditní stopa je sled událostí, transakcí nebo aktivit, které jsou zaznamenány a mohou být sledovány a ověřovány. V kontextu účetnictví a financí se auditní stopa používá k ověření pravosti a správnosti finančních transakcí a operací. Obsahuje detailní informace o každém kroku v procesu, což umožňuje auditorům nebo jiným zúčastněným stranám zpětně sledovat všechny změny a události, které vedly k finálnímu výsledku.

Klíčové prvky auditní stopy:

1. Časové značky: Zaznamenávají čas a datum každé akce nebo transakce.
2. Identifikace uživatele: Informace o tom, kdo provedl určitou akci nebo změnu.
3. Popis akce: Detaily o tom, co bylo provedeno, například vytvoření, změna nebo smazání záznamu.
4. Původní a změněné údaje: Informace o tom, co se změnilo, včetně původních a nových hodnot.

Jaký je rozdíl mezi elektronickým podpisem a elektronickou pečetí?

Elektronický podpis a elektronická pečeť jsou oba nástroje používané k zabezpečení digitálních dokumentů a zajištění jejich autenticity a integrity, mají však různé účely a funkce.

V současné době vlastní akreditaci pro výkon činnosti akreditovaného poskytovatele certifikačních služeb v České republice tři organizace, u nichž je možné si elektronický podpis či elektronickou pečeť zajistit, a to Česká pošta, eIdentity a První certifikační autorita. Platnost kvalifikovaného certifikátu je jeden rok.

Elektronický podpis

Elektronický podpis je digitální ekvivalent vlastnoručního podpisu. Používá se k ověření identity podepisující osoby a potvrzení, že dokument byl skutečně podepsán danou osobou.

Funkce a vlastnosti elektronického podpisu:

1. Autentizace: Potvrzuje identitu podepisující osoby.
2. Integrita: Zajišťuje, že obsah dokumentu nebyl po podpisu změněn.
3. Nezpochybnitelnost: Poskytuje důkaz o tom, že podepisující osoba schválila obsah dokumentu.

Elektronický podpis je často používán v právních a obchodních transakcích, kde je nutné ověřit a autorizovat dokumenty.

Elektronická pečeť

Elektronická pečeť je nástroj, který je používán k zajištění autenticity a integrity dokumentů nebo dat, ale na rozdíl od elektronického podpisu není spojena s konkrétní fyzickou osobou, nýbrž s právnickou osobou nebo organizací.

Funkce a vlastnosti elektronické pečetě:

1. Autenticita: Potvrzuje původ dokumentu od dané organizace.
2. Integrita: Zajišťuje, že obsah dokumentu nebyl po zapečetění změněn.
3. Ochrana: Zajišťuje ochranu dokumentu proti neoprávněným úpravám a manipulacím.

Elektronická pečeť je často používána k zabezpečení oficiálních dokumentů, jako jsou faktury, smlouvy nebo certifikáty, které vydává organizace.

Závěr

Elektronická fakturace představuje moderní a efektivní způsob správy faktur, který přináší řadu výhod pro podniky všech velikostí. Přechod na e-faktury může zlepšit efektivitu, snížit náklady a podpořit ekologický přístup. S rostoucí digitalizací podnikových procesů se elektronická fakturace stává nezbytným nástrojem pro každou firmu, která chce zůstat konkurenceschopná a efektivní.

Implementace elektronické fakturace vyžaduje pečlivé plánování a výběr správných nástrojů, ale přínosy, které přináší, jsou nesporné. Přechod na e-faktury je krok směrem k modernímu a udržitelnému podnikání.

Nejčastější dotazy