V oblasti účetnictví a daní se často setkáváme s pojmy účetní doklad a daňový doklad. Ačkoli mohou na první pohled působit podobně, jejich role a legislativní požadavky se liší. Správné rozlišení těchto dokumentů je důležité pro bezchybné vedení účetnictví a plnění daňových povinností. V tomto článku se podíváme na jejich rozdíly, povinné náležitosti a praktické příklady.
Obsah
Co je účetní doklad?
Účetní doklad je záznam o ekonomické operaci, který slouží jako průkazný dokument pro účetnictví. Musí splňovat náležitosti stanovené zákonem o účetnictví (zákon č. 563/1991 Sb.). Jeho hlavním účelem je zajistit, že všechny účetní operace jsou podloženy důkazy a že lze dohledat jejich průběh a oprávněný charakter. Účetní doklady typicky vystavují neplátci DPH a slouží jako potvrzení, že daný obchod proběhl, pro přehled o příjmech a výdajích a jako podklad pro výpočet daně. Na jejich základě se provádí zaúčtování účetního případu do účetních knih.
Účetní doklady musí být ze zákona vystaveny bez zbytečného odkladu. Pokud je doklad současně i daňový, je povinné jej vystavit nejpozději do 15ti dnů ode dne, kdy bylo zdanitelné plnění uskutečněno.
Povinné náležitosti účetního dokladu
- Označení dokladu (např. faktura, příjmový pokladní doklad)
- Popis operace a její rozsah
- Datum vystavení a datum uskutečnění účetního případu
- Identifikace zúčastněných stran:
- Jméno a příjmení (v případě OSVČ) nebo název firmy (v případě s. r. o.)
- Sídlo firmy nebo fakturační adresa
- IČO
- Označení registru, ve kterém je podnikatel zapsán (např. obchodní nebo živnostenský rejstřík)
- V případě právnické osoby údaj o zápisu včetně oddílu a vložky
- Částka v měně účtování
- Podpis odpovědné osoby
Podle zákona o účetnictví musí být účetní doklad vyhotoven bez zbytečného odkladu a každý účetní záznam musí být podložen dokladem.
Druhy účetních dokladů
Účetní doklady lze rozdělit do několika kategorií podle jejich účelu a formy:
- Podle obsahu a účelu
- Primární doklady – dokumenty, které vznikají přímo při ekonomické operaci, například faktury, účtenky nebo pokladní doklady.
- Sekundární doklady – souhrnné nebo rekapitulační dokumenty, které vycházejí z primárních dokladů, například účetní výkazy nebo uzávěrky.
- Externí doklady – vystavují a přijímají je subjekty mimo účetní jednotku (např. faktury od dodavatelů, bankovní výpisy).
- Interní doklady – vznikají uvnitř účetní jednotky (např. interní převodky, výplatní listiny, odpisy majetku).
- Podle formy
- Jednotné doklady – zaznamenávají účetní operaci při jejím vzniku (např. objednávky, příjemky, výdejky).
- Souhrnné doklady – seskupují více účetních operací (např. měsíční přehled tržeb).
- Opravné doklady – vystavené v případě, že je třeba upravit či stornovat již vystavenou fakturu (dříve označováno dobropis či vrubopis)
- Podle typu transakce
- Faktury vydané a přijaté – doklady o prodeji nebo nákupu služeb či zboží.
- Pokladní doklady – příjmové a výdajové doklady spojené s hotovostními operacemi.
- Bankovní výpisy – záznamy o pohybech na bankovním účtu.
- Skladové doklady – doklady o pohybu zásob (např. příjemky, výdejky, skladové karty).
- Mzdové doklady – výplatní listiny, mzdové přehledy.
- Daňové doklady – obsahují náležitosti podle zákona o DPH, pokud je subjekt plátcem DPH.
- Podle formy úhrady:
- Pokladní doklady – evidují pohyb hotovosti (např. příjmový a výdajový pokladní doklad).
- Bankovní doklady – dokumentují pohyby na bankovním účtu (např. bankovní výpisy, příkazy k úhradě).
Co je daňový doklad?
Daňový doklad je speciální typ účetního dokladu, který splňuje náležitosti stanovené zákonem o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.). Je významný především pro plátce DPH, protože slouží jako podklad pro uplatnění nároku na odpočet DPH.
Druhy daňových dokladů
Zjednodušený daňový doklad
Tento typ dokladu se využívá především při platbách do 10 000 Kč včetně DPH, například v maloobchodním prodeji nebo u drobných služeb. Používá se například v supermarketech, restauracích nebo čerpacích stanicích.
Co musí obsahovat?
- Označení prodávajícího (název, adresa, IČ, DIČ)
- Datum vystavení a uskutečnění plnění
- Částku včetně DPH
- Sazbu DPH (není povinná, pokud ji lze dopočítat)
Na rozdíl od běžného daňového dokladu zde nemusí být uveden odběratel ani rozpis základu daně a DPH. Tento doklad není možné využít pro odpočet DPH, pokud nákup přesahuje limit 10 000 Kč.
Běžný daňový doklad
Standardní faktura, která musí obsahovat všechny náležitosti dle zákona o DPH. Používá se pro běžné obchodní transakce mezi firmami i podnikateli.
Co musí obsahovat?
- Název a adresu dodavatele i odběratele
- DIČ dodavatele a odběratele (pokud jsou plátci DPH)
- Datum vystavení a datum uskutečnění plnění
- Popis zboží nebo služby
- Základ daně, sazbu DPH a výši DPH
- Celkovou částku k úhradě
Souhrnný daňový doklad
Tento doklad obsahuje více zdanitelných plnění uskutečněných v určitém období pro jednoho odběratele. Umožňuje snížit administrativní zátěž a zjednodušit fakturaci.
Co musí obsahovat?
- Všechny náležitosti běžného daňového dokladu
- Přehled jednotlivých uskutečněných plnění v daném období
- Součty za jednotlivé sazby DPH
Souhrnný daňový doklad se často používá například v dodavatelsko-odběratelských vztazích, kde dochází k pravidelným dodávkám zboží či služeb.
Opravný daňový doklad
Vystavuje se v případě opravy původního dokladu, například pokud došlo k vrácení zboží, reklamaci nebo chybné fakturaci. Tento doklad nahrazuje původní částku jinou, čímž dochází ke změně základu daně.
Co musí obsahovat?
- Odkaz na původní daňový doklad (číslo dokladu, datum vystavení)
- Popis opravy (např. změna ceny, vrácení zboží)
- Nový základ daně, novou sazbu DPH a novou částku DPH
- Údaj o tom, zda jde o snížení či zvýšení původní částky
Opravný doklad může mít formu dobropisu (pokud se částka snižuje) nebo vrubopisu (pokud se částka navyšuje).
Potřebujete pomoci s evidencí docházky nebo s řízením přístupů? Clockan to za Vás vyřeší!
Umí provádět správu zaměstnanců, směn a kalendářů, postará se také o vkládání přestávek a dokáže vám vygenerovat výstupní sestavy podle vašich požadavků. Zajistí snadné a rychlé odemykání objektů a návštěvníkům umožní identifikaci čipovou kartou nebo otiskem prstu.
Daňový doklad k přijaté platbě
Tento doklad se vystavuje v situacích, kdy dodavatel obdrží platbu před samotným uskutečněním plnění – například u záloh na dodávky zboží nebo služby.
Co musí obsahovat?
- Informace o dodavateli a odběrateli
- Částku přijaté platby a výši odpovídající DPH
- Datum přijetí platby
- Sazbu DPH a základ daně
- Odkaz na budoucí plnění (pokud je známé)
Po uskutečnění plnění se následně vystavuje konečný daňový doklad, v němž se přijatá platba započítá.
Hlavní rozdíly mezi účetním a daňovým dokladem
Daňové a účetní doklady jsou pojmy, které se často zaměňují, ale ve skutečnosti mezi nimi existuje zásadní rozdíl.
Účetní doklady zahrnují veškeré dokumenty, které slouží k evidenci účetních operací a jsou využívány v účetnictví. Patří sem například faktury, pokladní doklady nebo bankovní výpisy.
Naopak daňové doklady jsou specifickým typem účetních dokladů, které obsahují údaje potřebné pro daňové účely. Pokud je podnikatel plátcem DPH, všechny jeho faktury, paragony a další relevantní doklady musejí obsahovat také informace o sazbě a výši daně.
| Kritérium | Účetní doklad | Daňový doklad |
|---|---|---|
| Právní úprava | Zákon o účetnictví | Zákon o DPH |
| Použití | Všechny účetní operace | Pouze pro DPH |
| Povinné náležitosti | Základní identifikace a účetní operace | Specifické náležitosti dle DPH |
| Plátci DPH | Nejen pro plátce DPH | Pouze pro plátce DPH |
Praktické příklady
Příklad 1: Nákup kancelářského vybavení
- Pokladní doklad z obchodu je účetním dokladem.
- Pokud obchod vystaví fakturu s DPH, stává se z ní daňový doklad.
Příklad 2: Poskytnutí služby mezi firmami
- Faktura mezi podnikateli je daňový doklad, pokud obsahuje náležitosti podle zákona o DPH.
- Pokud by však vystavitel nebyl plátcem DPH, jedná se pouze o účetní doklad.
Archivace dokladů
Podle zákona o účetnictví musí účetní jednotky uchovávat účetní doklady po dobu 5 let od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo. Účetní a daňové doklady lze archivovat jak v papírové, tak elektronické podobě. Pokud se rozhodnete pro digitální archivaci, musíte zajistit, aby byly dokumenty čitelné, nezměnitelné a věrohodné po celou dobu jejich uchovávání. Elektronická forma archivace je stále populárnější, protože zjednodušuje správu dokumentů a umožňuje rychlejší vyhledávání v případě potřeby.
Podle platné legislativy musí být elektronicky uchovávané doklady chráněny proti ztrátě, neoprávněným změnám a musí být vždy možné ověřit jejich původ. Nejlepší praxí je využití dokumentačních systémů, které umožňují bezpečné ukládání a zálohování. Mnoho firem dnes využívá cloudová řešení, která splňují bezpečnostní normy a umožňují přístup k archivovaným dokumentům odkudkoliv.
Nejčastější dotazy
Jaký je rozdíl mezi fakturou a daňovým dokladem?
Faktura je účetní doklad, který slouží k evidenci obchodních transakcí, zatímco daňový doklad je faktura, která obsahuje všechny zákonem stanovené náležitosti pro účely DPH. Daňový doklad je tedy specifický typ faktury určený pro plátce DPH a umožňuje uplatnění daně na vstupu.
Kdy musí být vystaven daňový doklad?
Daňový doklad musí být vystaven plátcem DPH při uskutečnění zdanitelného plnění, pokud hodnota transakce přesáhne 10 000 Kč. Pokud je částka nižší, je jeho vystavení povinné pouze na žádost odběratele. Je povinné jej vystavit nejpozději do 15ti dnů ode dne, kdy bylo zdanitelné plnění uskutečněno.
Iveta Soukalová pracuje jako webař a SEO specialista. Tvoří weby a stará se o jejich obsah a kvalitu. Miluje knihy a ráda procvičuje svoji slovní zásobu a znalosti psaním různých textů.
