V oblasti účetnictví a fakturace se často setkáváme s termíny zálohová faktura, proforma faktura a výzva k platbě. Tyto pojmy jsou klíčové pro podnikatele a firmy, které si zakládají na správné evidenci příjmů a výdajů. Ačkoliv se mohou zdát podobné, každý z nich má svůj specifický účel. V tomto článku si vysvětlíme, co tyto dokumenty znamenají, jaký je mezi nimi rozdíl a jak se s nimi správně pracuje, především v kontextu českého účetnictví.
Obsah
Co je zálohová faktura?
Zálohová faktura, často nazývaná i jako zálohový list, je nedaňovým dokladem, který se vystavuje před samotným dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Slouží především k tomu, aby si dodavatel předem zajistil od zákazníka úhradu. Zálohová faktura není účetním dokladem a její vystavení nemá žádné přímé daňové dopady. Zákazník na základě tohoto dokumentu provede platbu, kterou pak podnikatel eviduje ve své účetní evidenci až ve chvíli, kdy je skutečně přijatá.
Hlavní vlastnosti zálohové faktury:
- Není daňovým dokladem – zálohová faktura nemá přímý vliv na DPH a není účtována v účetnictví jako daňový příjem.
- Nevstupuje do účetnictví – při úhradě zálohové faktury nedochází k zaúčtování tržby, protože ještě nedošlo k dodání zboží nebo služby.
- Následuje daňový doklad – jakmile je záloha uhrazena, je nutné vystavit příjmový doklad (daňový, pokud je plátce DPH), aby bylo možné zaúčtovat přijatou platbu.
- Používá se při částečných platbách – pokud se záloha týká jen části ceny, vystaví se později koncová faktura s doplatkem.
Zálohová faktura a následná faktura
Jakmile je platba na základě zálohové faktury uhrazena, podnikatel vystaví následnou fakturu (zúčtovací fakturu), která už je účetním a daňovým dokladem. Zde se projeví daňové důsledky a částka je zohledněna v příslušném účetním období.
Co má zálohová faktura obsahovat?
Zálohová faktura není zákonem přesně upravena, ale pro její správné vystavení by měla obsahovala následující informace:
- Částku k úhradě
- Variabilní symbol
- Číslo účtu pro platbu
- Datum vystavení
- Specifikaci služby nebo zboží
- Datum splatnosti
- Číslo zálohové faktury (ideálně s jinou číselnou řadou než u klasických faktur)
- Informace o odběrateli a dodavateli
- Upozornění „Toto není daňový doklad“
Tento typ faktury lze vystavit ve fakturačním programu nebo jednoduše zaslat formou e-mailu (e-faktura).
Účtování zálohové faktury
Jak již bylo zmíněno, zálohová faktura je nedaňový doklad, což znamená, že nemá přímý vliv na účetnictví. Přesto je užitečné si všechny zálohové faktury a další nedaňové doklady vést v evidenci. Tato evidence vám pomůže při pozdějším dohledávání plateb.
Co dělat při uhrazení zálohy?
Jakmile zákazník uhradí zálohovou fakturu, ať už jde o první, druhou nebo více záloh, máte povinnost vystavit za každou přijatou částku daňový nebo příjmový doklad do 15 dnů od přijetí platby. Tento doklad je důležitý pro evidenci v účetnictví.
Poté mohou nastat dvě situace:
- Zákazník zaplatil plnou cenu předem a po dodání zboží nebo služby již nebude nic doplácet. V tomto případě vystavíte koncovou fakturu na 0 Kč.
- Zákazníkovi zbývá doplatit část z celkové ceny. Tuto zbývající částku zaúčtujete v koncové faktuře, kde bude zahrnuto vše, co bylo doposud uhrazeno.
Koncová faktura na 0 Kč
Pokud zákazník uhradil všechny zálohové faktury, není žádný zbytek k doplacení a můžete vystavit koncovou fakturu na 0 Kč. Příklad:
| Platba | Částka | Zaplaceno | Doklad |
|---|---|---|---|
| 1. platba | 120 000 Kč | 15. 1. | 18. 1. – Daňový doklad |
| 2. platba | 70 000 Kč | 22. 2. | 27. 2. – Daňový doklad |
| 3. platba | 40 000 Kč | 5. 4. | 8. 4. – Daňový doklad |
| Koncová faktura | 0 Kč | – | 12. 4. – Faktura vystavena na 0 Kč |
V tomto případě není nutné vystavit další doklad, protože celková částka byla uhrazena.
Koncová faktura s doplatkem
Pokud zákazník zaplatil část celkové ceny, ale zbývá ještě doplatit poslední částku, vystavíte koncovou fakturu s uvedením doplatku. Příklad:
| Platba | Částka | Zaplaceno | Doklad |
|---|---|---|---|
| 1. platba | 140 000 Kč | 12. 1. | 15. 1. – Daňový doklad |
| 2. platba | 60 000 Kč | 18. 2. | 22. 2. – Daňový doklad |
| 3. platba | 30 000 Kč | 10. 4. | – |
| Koncová faktura | 50 000 Kč | – | 20. 4. – Faktura vystavena na 50 000 Kč |
Tuto částku zaúčtujete v rámci koncové faktury, která zohlední všechny přijaté zálohy a jasně specifikuje doplatek.
Co je proforma faktura?
Proforma faktura je předběžná faktura, která představuje odhad ceny za zboží nebo službu. Proforma faktura slouží k informování zákazníka o částce, kterou bude třeba zaplatit, ale nemá právní závaznost a není účetním dokladem.
Hlavní vlastnosti proforma faktury:
- Není účetním dokladem – proforma faktura nemá žádný právní vliv na účetnictví. Nelze ji použít pro účely DPH ani jako základ pro zaúčtování.
- Není výzvou k platbě – slouží pouze jako nabídka, která má informativní charakter.
- Často se používá při nabídkách – proforma faktury se využívají zejména v obchodních jednáních, kdy dodavatel poskytuje předběžnou cenu za zboží nebo služby.
- Zákazník podle ní neplatí – k platbě dochází až po vystavení zálohové nebo konečné faktury.
Kdy použít proforma fakturu?
- Jako cenovou nabídku
- K upřesnění očekávaných nákladů před potvrzením objednávky
- K ujištění zákazníka o podmínkách dodávky
Proforma faktura poskytuje zákazníkovi přehled o nákladech, které ho čekají, ale pokud se obchod neuskuteční, není třeba tento dokument rušit. Díky své flexibilitě ji používá řada podnikatelů, zejména když chtějí mít jistotu před samotným zpracováním objednávky.
Potřebujete pomoci s evidencí docházky? Clockan to za Vás vyřeší!
Umí provádět správu zaměstnanců, směn a kalendářů, postará se také o vkládání přestávek a dokáže vám vygenerovat výstupní sestavy podle vašich požadavků.
Zálohová faktura vs. proforma faktura
Ačkoliv jsou zálohová faktura a proforma faktura v praxi velmi podobné, existují mezi nimi rozdíly. Zatímco zálohová faktura může být vystavena jak na částečnou, tak na celkovou úhradu předem, proforma faktura se používá výhradně jako orientační dokument pro celkovou cenu.
Zálohová faktura je tedy krok blíže k samotné platbě a její úhradou vzniká zákazníkovi povinnost tuto částku zahrnout do svého účetnictví, zatímco proforma faktura tuto povinnost nezavazuje.
Výzva k platbě
Výzva k platbě je další termín, který se často používá v kontextu fakturace. Jedná se o dokument, který slouží jako připomínka zákazníkovi, že je třeba provést platbu za zboží nebo služby. Výzva k platbě může být spojena jak se zálohovou fakturou, tak i s proforma fakturou v situacích, kdy je třeba zákazníka upozornit na blížící se datum splatnosti.
Výzva k platbě je praktickým nástrojem pro dodavatele, kteří chtějí efektivně spravovat své cash flow a minimalizovat riziko neuhrazených závazků.
Nejčastější dotazy
Co je zálohová faktura?
Zálohová faktura, často nazývaná i jako zálohový list, je nedaňovým dokladem, který se vystavuje před samotným dodáním zboží nebo poskytnutím služby. Slouží především k tomu, aby si dodavatel předem zajistil od zákazníka úhradu.
Co má zálohová faktura obsahovat?
Částku k úhradě, variabilní symbol, číslo účtu pro platbu, datum vystavení, specifikaci služby nebo zboží, datum splatnosti, číslo zálohové faktury (ideálně s jinou číselnou řadou než u klasických faktur), informace o odběrateli a dodavateli, upozornění „Toto není daňový doklad“.
Co je proforma faktura?
Proforma faktura je předběžná faktura, která představuje odhad ceny za zboží nebo službu. Proforma faktura slouží k informování zákazníka o částce, kterou bude třeba zaplatit, ale nemá právní závaznost a není účetním dokladem.
Kdy použít proforma fakturu?
Proforma faktura poskytuje zákazníkovi přehled o nákladech, které ho čekají, ale pokud se obchod neuskuteční, není třeba tento dokument rušit. Proforma faktura se používá především jako cenová nabídka, k upřesnění očekávaných nákladů před potvrzením objednávky a k ujištění zákazníka o podmínkách dodávky.
Iveta Soukalová pracuje jako webař a SEO specialista. Tvoří weby a stará se o jejich obsah a kvalitu. Miluje knihy a ráda procvičuje svoji slovní zásobu a znalosti psaním různých textů.
